Dokumentų archyvavimas įmonėje

KOKIA NAUDA JUMS?

Pirminių dokumentų galiojimo laikas yra ne mažiau kaip penkeri metai, o kai kurie kiti dokumentai, pavyzdžiui, susiję su mokesčių apskaičiavimu, turėtų būti saugomi iki 10 metų. Siekiant užtikrinti, kad per šį laikotarpį niekas nepasimestų ir nebūtų sugadinta, būtina laikytis nustatytų registravimo taisyklių, reglamentuojančių archyvavimą apskaitos dokumentų, kurie vėliau turi būti pristatyti į archyvą.

Apskaitos dokumentų archyvavimą įmonėje sudaro keli etapai:

• Visų pirma būtina įvertinti dokumento vertę, kad būtų galima identifikuoti nereikalingas kopijas, projektus ir identifikuoti dokumentus laikinam ar ilgesniam laikymo laikotarpiui.
• Tada iš dokumentų formuojami rinkiniai pagal jų rūšis arba priklausantys tam tikram laikotarpiui.
• Bylos yra segamos į segtuvus kietu viršeliu.
• Atliekama yra numeracija pagal bylų nomenklatūrą.
• Labiausiai vertingi dokumentai, kurių negalima sulankstyti, yra dedami į aplankus ar dėžutes. Tai gali būti sertifikatai, licencijos ir kt.
• Ant segtuvo nugarėlės užrašomi identifikavimo duomenys: numeris, indeksas, pavadinimas, laikotarpis. Tai yra tie duomenys, kurie vėliau atsispindi dokumentų turinį.

Kiekvieno atvejo pradžioje jie (kas tie jie?) įveda vidinį inventorių (jei pats bylos pavadinimas neatskleidžia turinio). Būtina patikrinti užrašą su atsakingų asmenų parašais ir užantspauduoti organizacijos antspaudu.

Visiems dokumentams, perkeltiems į archyvą, sudaromas bendra bylų nomenklatūra, pagal kurią archyvaras priims jūsų dokumentus.
Buhalterinės apskaitos dokumentų archyvavimas įmonėje „Ava Lt“ vykdomas kruopščiai nuo pirmos dienos. Klientas gali bet kuriuo metu paprašyti surasti ir gauti vieną ar kitą dokumentą, susijusį su jo įmonės finansine veikla.